Les étapes essentielles pour organiser un festival mémorable !

Publié le 18 juin 2024

Les étapes essentielles pour organiser un festival mémorable !

 

Cette année, c’est la 11ᵉ édition de Nantes Digital Week. Derrière ce festival numérique se cache une équipe qui œuvre toute l’année pour sa préparation. Et aujourd’hui, c’est votre jour de chance : on vous emmène avec nous, à la découverte des différentes étapes qui jalonnent l’organisation de ces 10 jours dédiés au numérique pour tous. 

#1 Définir la raison d’être de l’événement, la respecter et la faire vivre

Quand Nantes Digital Week est né en 2014, une ambition forte a été fixée : rendre le numérique accessible au plus grand nombre, dans ses différentes dimensions (culturelle, économique, sociétale, inclusive…). Une raison d’être ré-interrogée régulièrement pour s’adapter à l’évolution de la société et ses attentes, mais dont l’essence a toujours été respectée.

Par exemple, Nantes Digital Week n’est envisagé comme un festival que depuis 2019 ! Auparavant, il se présentait simplement comme une semaine événementielle. En revanche,  nos valeurs, elles, ont toujours été les mêmes : 

Le + qui fait la différence : notre démarche éco-responsable, le Green Hacking

Elle compte énormément pour nous, car elle est la preuve de notre volonté de proposer chaque année un festival toujours plus responsable, social et éthique. Pour en savoir + ça se passe ici : https://nantesdigitalweek.com/le-festival/eco-responsabilite/

#2 Co-construire la programmation 

Après avoir posé des bases solides, il faut se pencher sur le contenu : la programmation du festival.

Et parce que la coopération est au cœur de notre ADN et que nous souhaitons pouvoir vous proposer des événements riches et uniques, nous réalisons cette étape avec nos contributeurs* ! Pour garantir à nos festivaliers des événements variés et complets, nous ouvrons chaque année un appel à projet. Toutes les personnes ayant une idée d’événement, un sujet en tête, un lieu à proposer, peuvent déposer une proposition en ligne. 

Ensuite, on travaille ensemble pour regrouper les idées qui se rejoignent, coupler un projet d’événement avec un lieu… Pour co-construire une programmation riche tous les ans !

 

Ça vous tente pour la prochaine édition ? N’hésitez pas à lire cet article pour tout savoir sur “comment devenir contributeur du festival Nantes Digital Week”.

*structure organisatrice d’un ou plusieurs événements pour le festival 

 

#3 Activer la communauté

Pour faire rayonner le festival et le rendre attractif au plus grand nombre, nous avons besoin de réunir un écosystème le plus large possible. Alors, nos partenaires sont essentiels ! 

Devenir partenaire financier du festival Nantes Digital Week, c’est contribuer activement au développement du territoire, nourrir sa marque et saisir une belle occasion de densifier son réseau. Grâce à nos partenaires, la visibilité du festival s’accroît. Ensemble, nous créons des synergies bénéfiques pour tous, participant ainsi à la réussite du festival ! 

Certains partenaires nous accompagnent depuis de nombreuses éditions, alors parce qu’on ne le dit jamais trop : un grand merci à vous ! (et aux petits nouveaux aussi ;-))

 

#4 Valoriser les événements

Une fois la structure du programme bien ficelée : c’est l’heure de communiquer ! 

Cette étape est cruciale pour assurer la bonne diffusion de l’information, et voir un grand nombre de festivaliers profiter de la programmation. Chaque année vous pouvez ainsi nous retrouver sur :

 

#5 Gérer le run du festival

Évidemment, même si tout a été préparé, vu, revu et bien ficelé en amont, les 10 jours de festival restent les plus riches en adrénaline ! Toute l’équipe est sur le pont… 

 

#6 Faire le bilan et capitaliser sur l’expérience ! 

Enfin, pour vous re-proposer l’année suivante un festival de qualité, nous réalisons le bilan de l’édition terminée ! 

Nous prenons le temps d’analyser les points forts et les réussites à réitérer pour la prochaine édition, et nous identifions les pistes d’amélioration. Cette étape de bilan inclut également un temps de partage avec nos contributeurs et partenaires. Un moment de réflexion qui nous  permet de tirer des enseignements précieux pour optimiser les futures éditions du festival.

Organiser un festival comme Nantes Digital Week, c’est avant tout une aventure collective, pleine de coopération et de partage avec nos partenaires, contributeurs, et nos festivaliers bien sûr ! 

Nous sommes ravis de vous retrouver cette année pour cette 11e édition. À bientôt ! 

 

 

 

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